Успешность и прибыльность бизнеса зависит от эффективности управления. Что мешает руководителю поддерживать хорошую атмосферу в коллективе и настраивать сотрудников на продуктивную работу? Распространенные ошибки, о которых мы решили рассказать в этой статье, а также предложить пути решения. Последовательно исправляйте одну за другой, чтобы добиваться амбициозных целей.
Распространенная ошибка многих руководителей — чрезмерная самостоятельность. Они отказываются от делегирования, потому что считают, что сделают все лучше и потом не нужно будет тратить время на исправления, а также волноваться о неправильно выполненной задаче и т.д.
Но свободного времени больше не становится, как кажется на первый взгляд, а, наоборот, оно сокращается быстрыми темпами, что приводит к профессиональному выгоранию и постоянным стрессам, а как итог — напряженные отношения с коллегами, постоянные конфликты и отсутствие взаимопонимания.
Решение:
Одна из основных задач руководителя — развитие сотрудников. Сделать все самостоятельно, чтобы не тратить время на объяснения и исправления, — самый простой выход , который приводит к постоянным авралам и работе без отдыха. Обучайте персонал самостоятельно выполнять задачи правильно, в ином случае какой смысл в найме кадров?
Научитесь смотреть правде в глаза. В случае если сотрудник не выполняет задачу на 3, 4 и т.д. разы (при том, что вы все подробно объясняете и даете рекомендации), значит, он некомпетентен для вашей компании и с ним стоит прекратить сотрудничество.
Обсуждайте выполнение задач с сотрудниками, если что-то не получается. Узнайте, что уже сделано, что коллега планирует еще попробовать и за какой срок. Оценивайте предлагаемые планы, давайте рекомендации и советы, а затем контролируйте исполнение договоренностей (к примеру, сроков).
Делегируйте все, что возможно. Не занимайтесь самостоятельно рекламой, доверьте это квалифицированному маркетологу. Не тратьте время на анализ результатов деятельность своих сотрудников, пусть этим займется опытный аналитик.
Ошибка 2. Работайте до 18 часов! Уйти пораньше нельзя
Со временем фиксированный рабочий день переходит на второй план, более важным становится соблюдение дедлайнов.
Несмотря на это, многие руководители «старой школы» продолжают верить, что в офис нужно приезжать в 09:00, а уезжать в 17-18:00. Но какой будет в этом смысл, если условный программист доделает работу в домашних условиях, а на данный момент, посреди рабочего дня, нужно забрать ребенка из садика?
Установка жестких рамок приводит к ухудшению атмосферы в коллективе, появляются недовольства и разногласия. В сумме это выливается в срыв сроков.
Решение:
Идите навстречу персоналу. Почему нельзя один раз отпустить сотрудника пораньше, если у него возникли неотложные дела? Многие руководители боятся, что персонал начнет злоупотреблять такой возможностью. Но в реальности все быстро устаканивается и подобные просьбы отпустить пораньше возникают только при необходимости.
Не забывайте про дисциплину. В случае если специалист отпрашивается пораньше, напоминайте ему о сроках выполнения задач. Успевает все сделать в офисе за 4 часа? Отлично, пусть получит в награду свободное время за высокую продуктивность. Не успевает? Тоже не беда, пусть доделывает дома (если есть такая возможность). Свобода действий хорошо настраивает на продуктивную работу.
Разработайте понятную систему депремирования. Пряник — это здорово, но должен быть и кнут. Сотрудники должны знать ответственность за срыв сроков, если куда-то отпросились.
Ошибка 3. Я поставлю задачи, а они пусть сами планируют выполнение
Планирование — залог успешной работы любой команды. Это актуально как при выполнении повседневных задач, так и при разработки крупных проектов.
Неэффективный руководитель сосредоточен на результате и не концентрирует внимание на процессе. В итоге реализовать проект в срок не удается, а виноваты сотрудники. Подобная позиция — верный путь к неудаче и плохой атмосфере внутри коллектива.
В реальности же, виноват руководитель, который не уделял внимание на выполнение задач, не распределял их между членами команды и не контролировал процесс. Прежде чем браться за выполнение какого-либо проекта, надо четко планировать каждый этап.
Решение:
Делите все проекты (обязанности) на мелкие итерации. Чем больше будет задач, тем дольше специалисты откладывают начало работы над ней. Но если ее разделить на мелкие подпункты, то каждый из них уже не такой и большой, и вообще легко выполняется за пару часов.
Для итераций устанавливайте четкие сроки. Это делается исходя из сроков реализации проекта в целом. Например, его нужно сделать за 3 месяца. Отталкивайтесь от этого и для итераций устанавливайте индивидуальные сроки (в зависимости от сложности и значимости). В этом случае сотрудники будут следовать четкому плану и успеют реализовать проект за предоставленное время.
Не забывайте вносить в план правки. Ежедневно появляются разные обстоятельства, в разной степени влияющие на работу. Если что-то ускоряет или замедляет ее выполнение, не забывайте это отражать в установленном плане.
Ошибка 4. Не буду ругаться лишний раз, зачем пугать сотрудников
Руководитель должен уметь не только поощрять, но и наказывать. Не бойтесь давать негативную обратную связь, если работа выполнена неудовлетворительно, сорваны сроки и т.д. Это одна из обязанностей. Но негативная мотивация должна быть оправданной.
Мягкость недопустима в контактах с контрагентами, партнерами, банками и всеми, с кем взаимодействует организация. Ставьте интересы компании на первое место, «продавливайте» их до последнего. Если только вторая сторона почувствует мягкость руководителя, то сразу начнет диктовать свои условия игры.
Решение:
Научитесь ругать сотрудников. Обещал сделать работу до 15 числа, а сегодня уже 17? Регулярно опаздывает на работу и не успевает на совещания? Негативная мотивация должна быть оправданной. Если есть веский повод ругаться, штрафовать или лишить премии — приступайте! Сотрудники должны понимать, что за хорошее похвалят, а за плохое — накажут.
Обсуждайте неудачи в спокойной обстановке. Нет ничего хуже, когда руководитель «взрывается» из-за каждой оплошности. Зачем это делать, если можно все обсудить спокойно? Только в таком случае вы донесете свою позицию до сотрудников и сможете добиться поставленных целей.
Ставьте интересы компании на первое место. В случае, когда контрагент внезапно начал требовать снижение стоимости товаров без объективных оснований, не прогибайтесь и отстаивайте цену до последнего. Мягкие руководители всегда идут на уступки, в результате чего положительные финансовые результаты превращаются в отрицательные.
Ошибка 5. Пусть сами разбираются со своими конфликтами, главное — чтобы ко мне хорошо относились
В коллективе рано или поздно возникают разногласия, которые без внимания руководителя могут перерасти в крупные конфликты. Директор не должен абстрагироваться: «это не мое дело, у меня с сотрудниками прекрасные отношения». Потом удивляется, почему эффективность работы сильно снизилась, а следом отдел/компания перестал достигать плановых показателей.
Конфликты между персоналом занимают так много времени, что выполнение обязанностей отходит на второй план. Бывает доходит до такой степени, что весь персонал делится на 2-3 лагеря со своими интересами и начинается противостояние. Грамотный руководитель не должен оставлять это без внимания.
Решение:
Всегда интересуйтесь у сотрудников положением дел внутри коллектива. Часто конфликтуют скрытно, чтобы это не дошло до руководителя. Постоянно общайтесь с подчиненными и будете в курсе всех событий.
Принимайте непосредственное участие в разрешении конфликта. Определите стороны, усадите за стол переговоров. Во-первых, объясните, что противостояние интересов мешает общему делу. Во-вторых, дайте обеим сторонам высказать недовольства и претензии.
Помогите найти компромисс. Людям свойственно не видеть альтернатив, когда они уверены в своей правоте. Ваша задача, как грамотного руководителя, — спланировать определенные действия для разрешения конфликта. В случае если одна из сторон позицию не поменяет, проведите персональный разговор. Не помогает и это? Расставайтесь, чтобы не подвергать угрозе общее дело.
Ошибка 6. Зачем мне интересоваться, чего хотят достичь сотрудники?
Задача хорошего руководителя — не только управление рабочим процессом, но и способствование развитию сотрудников. Поэтому интересуйтесь личными целями подчиненных и помогайте достигать их. Развитие человека положительно сказывается на всех жизненных аспектах, включая работу.
Если сотрудник выказывает желание повысить квалификацию и научиться чему-то новому, почему бы не помочь ему в этом? Если есть возможность, оплатите обучение, ведь в первую очередь вы заинтересованы в профессиональном росте сотрудников? Всегда ищите возможности, чтобы они достигали личных целей.
Решение:
Обсудите с персоналом их личные цели. Поговорите с каждым и выясните, чего он хочет достичь в профессиональном плане. Дайте понять собеседнику, что вы хотите помочь в реализации поставленных целей.
Интересуйтесь прогрессом достижения. Через какое-то время после первого разговора, проведите повторную беседу: узнайте, как обстоят дела с достижением личных целей, требуется ли какая-либо помощь: возможно, возникли трудности и человек не в состоянии решить их самостоятельно.
Сотрудники без личных целей — плохие кадры. Настоящий профессионал никогда не стоит на месте, он всегда старается узнавать что-то новое и совершенствовать навыки. Если вы столкнулись с данной проблемой, мотивируйте на поиск личных целей и их достижение.
Ошибка 7. Я даю задачи, приоритеты и сроки пусть сами определяют
Постановка задач без сроков и приоритетов — это прямой путь к низкой продуктивности. Сотрудник не может решить, за что хвататься в первую очередь: подготовить отчет за сегодняшний день или разобраться в документации.
Если не говорить о сроках и приоритетах, то задачи воспринимаются как срочные и важные или которые подождут. К примеру, разобраться в документации надо в течение нескольких часов (руководитель знает об этом, но ничего не сказал). А сотрудник решил, что сделает это постепенно в течение недели, выделяя немного времени каждый день. В итоге рождается конфликт: директор недоволен, что поставленная задача выполняется слишком долго. Но на самом деле в этом виноват он сам.
Решение:
Устанавливайте сроки выполнения. Если задача срочная, то так и скажите: надо выполнить в течение нескольких часов. А если нет, тогда спросите у сотрудника, сколько времени ему потребуется на выполнение. Предложенные сроки не устраивают? Найдите с подчиненным компромисс и скорректируйте необходимое для выполнения время.
Устанавливайте приоритеты. На данный момент у сотрудника в работе могут быть задачи с высоким приоритетом, которые нужно выполнить в кратчайшие сроки. Сначала поинтересуйтесь, потребуется ли откладывать другие важные дела для выполнения текущего. Так вы определите, сроки каких задач можно перенести ради выполнения.
Ошибка 8. Вот этот сотрудник мне нравится больше, а этот как-то не очень
Команды управленцев, которые выделяют любимчиков и изгоев, никогда не работают эффективно и вовремя не достигают плановых показателей. Выделение фаворитов рано или поздно приводит к раздору в команде. И ситуация может обостриться настолько, что начинаются подсиживания и подставы. Любимчиков никто не любит, с ними не станут выполнять рабочие обязательства в паре, не помогут в трудный момент и т.д.
Если что-то можно, то всем. Если нельзя — нельзя никому.
Послабления допускаются по отношению к новичкам. Ошибки в работе, неправильная трактовка задач и т.п. Редко новый сотрудник слету понимает, как и что работает внутри компании и показывает идеальную работу. Но к дисциплине приучайте сразу. Опоздал? Вышел на лишний перекур? Сначала — выговор, затем — штраф. Как и другим сотрудникам.
Решение:
Относитесь ко всем одинаково. Не выделяйте никого на общем фоне. Не нужно в честь успеха одного сотрудника устраивать пышный праздник, а другого просто поздравлять наедине. У второго затаится обида и со временем разрастется до огромных размеров.
Правила для всех едины. Если вы решили штрафовать всех за второе опоздание, не давайте никому поблажек. Как только простите одному, в отношении него внутри коллектива начнутся пересуды и плохое отношение.
Выделение любимчиков и изгоев приводит к раздору коллектива на несколько частей. Атмосфера в коллективе испортится до нуля, рабочие обязанности отойдут на второй план: люди станут выяснять отношения и отстаивать впервую очередь свои интересы, а не компании.
Ошибка 9. Он снова ошибся? Надо дать еще один шанс. И еще один..
Увольнение для начинающих руководителей — одна из самых страшных вещей. Ведь определяется судьба человека. А вдруг, без этой работы у него заберут жилье или он не сможет оплатить детский садик для детей? Эти вопросы преследуют и мучают совесть, но нельзя давать специалисту бесконечные авансы.
Даже если он старательный и исполнительный, но при этом постоянно срывает сроки выполнения задач из-за длительного включения в работу. И это не значит, что он — низко квалифицированный кадр. Возможно, просто не способен работать в ритме вашей организации.
Иногда помогают кадровые перестановки — перевод сотрудника на другую должность. К примеру, есть какая-то нудная операционная деятельность, с которой он справится на отлично.
Из-за постоянных шансов для одного человека атмосфера станет ухудшаться. Люди не поймут, почему они обязаны делать столько-то и с первого раза, а другой выполняет в два раза меньше за более длительный срок и ему ничего не делают. Появятся недовольства, конфликты и т.п.
Решение:
Определитесь, сколько шансов готовы дать? Мы не идеальны, каждый имеет право на ошибку. Новым кадрам или текущим сотрудникам для привыкания к новым обязанностям требуется время. Как правило, привычка вырабатывается на 3-4 раз. Но в случае если ошибки становится систематическими и у человека нет стремления к их исправлению, тогда прощайтесь. Давайте сотрудникам 3-4 шанса, но не больше. Придерживайтесь этого плана и тогда продуктивность обеспечена.
Ошибка 10. Не буду разбираться в нюансах сферы деятельности, это обязанность сотрудников
Каждый день приходят сотрудники, задают вопросы, просят уточнений и рекомендаций. Если не знать, как все устроено, половина, а может и больше, рабочего дня уйдет на совещание с коллегами, поиск информации в интернете и т.д. Это все равно, что бухгалтер, не знающий проводок.
Опыт взращивания руководителей с самых низов даёт хорошие результаты. Директор «от и до» знает, как работает предприятие, на какие тонкости обращать внимание и что отвечать подчиненным на вопросы.
Руководитель должен детально разбираться, как работает компания, поэтому:
Подробно изучите операционную деятельность компании. На это может уйти 2-3 месяца, но в дальнейшем сэкономит гораздо больше времени.
Не забывайте про постоянные изменения. На производство закупили новое оборудование? Отлично! Ознакомьтесь с принципами работы, определите основные показатели эффективности и т.д. В 21 веке все быстро меняется, если хотите быть «на коне», не отставайте от изменений.
Общайтесь с отраслевыми руководителями. Найдите специалистов из подобных компаний, подружитесь с ними и регулярно общайтесь. Обмен опытом, чужие взгляды, мнения и секреты — все это способствует улучшению навыков и детальному погружению в сферу деятельности.
Проанализируйте свою деятельность (объективно). Поразмышляйте, какие ошибки допускаете в управлении коллективом и займитесь исправлением. Хороший результат не заставит себя ждать: уже через пару месяцев ваша команда выйдет на абсолютно новый уровень эффективности.